Kaikki yritykset viestivät. Toisinaan se on suunnitelmallista ja ammattitaitoisesti toteutettua, toisinaan sitä tehdään sen suuremmin tiedostamatta mitä tehdään.

Meillä on pitkä käytännön kokemus yritysten viestinnän ja markkinoinnin hoitamisesta ja johtamisesta. Olemme olleet tekemässä suurten organisaatioiden viestintää integraatioissa, strategoiden todeksi tekemisessä, brändiuudistuksissa, organisaatiomuutoksissa sekä isoissa kriiseissä. Työyhteisöjen sisäisen viestinnän kehittäminen on erityisen lähellä sydäntämme.

Autamme yrityksiä kaikessa viestinnässä: arjessa, muutoksissa, strategiaviestinnässä, mediaviestinnässä, yrityskauppaviestinnässä, kriisiviestinnässä sekä sisäisen viestinnän kehittämisessä. Teemme strategioita, suunnittelemme, toteutamme, valmennamme ja sparraamme. Käytännön työn lisäksi meitä pyydetään myös puhumaan ja valmentamaan näistä aiheista.

 

Strategiaviestintä

Tuemme organisaation strategian todeksi muuttamisessa. Kiteytämme, visualisoimme ja tarinallistamme. Strategian luomisessa ja todeksi tekemisessä kannattaa luottaa viestinnän ja strategisen markkinoinnin yhteispeliin. Siirtämällä ajattelu ja toiminta taktisesta tekemisestä seuraavalle tasolle, tarjoutuu myös viestinnälle mahdollisuus odotusten täyttämiseen.

Organisaation strategiaviestinnän keskeiset näkökohdat voivat vaihdella organisaation tavoitteiden, koon ja toimialan mukaan, mutta seuraavat tekijät ovat yleisesti keskeisiä:

1. Selkeä strategian viestiminen

Organisaation on ensin varmistettava, että sen strategia on selkeästi määritelty ja ymmärrettävä kaikille sidosryhmille. Kilpailuetuun perustuva sekä puhuttelevasti laadittu visio ja missio ja tavoitteet ovat strategian laatimisessa tärkeitä työvaiheita. Sanoilla on merkitystä: innostavasti sanoitettu strategia erottuu, saa aikaan tunteita ja toimintaa. Strategian pitäisi olla kiteytetty yksinkertaisiin ja helposti muistettaviin viesteihin ja visuaaleihin. Avoin ja vuorovaikutteinen viestintä lisää luottamusta.

2. Koko organisaation osallistaminen

Strategia on strategia vasta, kun se vaikuttaa organisaatiossa toimivien ihmisten ajatteluun ja käyttäytymiseen – ja sitä kautta myös sidosryhmiin. Strategiaviestinnän on oltava osa organisaation kulttuuria, ja se tulisi ulottua kaikkiin organisaation tasoille. Työntekijöiden osallistaminen ja sitouttaminen strategiaan jo sen työstövaiheessa on tärkeää strategian onnistumisen kannalta.

3. Pitkäjänteisyys

Strategiaviestintä on prosessi, ei yksittäinen tapahtuma. Organisaation on jatkuvasti viestittävä ja päivitettävä strategiaansa, ja viestinnän on oltava johdonmukaista ja pitkäjänteistä. Strategia olisi kyettävä purkamaan arjen tasolle.  Strategian viestiminen kannattaa suunnitella kampanjamaiseksi peräkkäin toistuviksi toimenpiteiksi, ja käyttää monipuolisesti apuna erilaisia keinoja: työpajoja, kuvia, videoita, julisteita, työkirjoja, huoneentauluja.

4. Käytännön esimerkit ja tarinat

Abstraktin strategian konkretisointi käytännön esimerkeillä voi auttaa sidosryhmiä ymmärtämään, mitä strategia tarkoittaa käytännössä. Case-esimerkit ja tarinat voivat tehdä strategiasta helpommin lähestyttävän.

5. Kriittiset suorituskykymittarit

 Organisaation on määriteltävä selkeät kriittiset suorituskykymittarit eli KPI:t strategialleen, ja näitä mittareita on seurattava ja raportoitava säännöllisesti. KPI:t auttavat osoittamaan strategian onnistumista tai tarvetta tehdä muutoksia. Mittarit kannattaa visualisoida näkyville esimerkiksi työtilojen seinälle tai virtuaaliseen työtilaan ja ottaa niiden seuraaminen osaksi esimerkiksi viikko- ja kuukausipalavereja.

6. Monikanavainen lähestymistapa

Sidosryhmät voivat seurata organisaatiota eri kanavissa ja eri tavoin. Strategiaviestintä tulisi kattaa monenlaiset viestintäkanavat, kuten verkkosivustot, sosiaalinen media, sähköposti, toimitilat, asiakaspalvelupisteet, esitykset, työpajat, tiedotustilaisuudet ja perinteiset tiedotusvälineet.

7. Brändin ja maineen hallinta

Strategiaviestinnän tulisi tukea organisaation brändiä ja mainetta. Organisaation on pidettävä huolta maineestaan ja varmistettava, että strategiaviestintä tukee positiivista brändikuvaa.

Mielenkiintoista luettavaa aiheesta

Miten strategiaviestinnästä voi tulla menestystarina?

KIRJOJA:

Timo Ritakallio: Elävä strategia

Pipsa Lotta Marjamäki & Jenni Vuorio: Viestinnän johtaminen

 

Työyhteisöviestintä

Autamme asiakkaitamme kehittämään työyhteisöviestintää, viestimään tuloksekkaasti sekä luomaan viestintäkäytäntöjä, jotka tukevat tavoitteiden saavuttamista. Sisäisen viestinnän toimivuus vaatii erityistä huomiota hybridityön aikana. Viestinnässä onnistuminen vaikuttaa suoraan työilmapiiriin, työntekijöiden sitoutumiseen ja työn tuloksellisuuteen.

Työyhteisö viestii, jotta se olisi olemassa

Virallisen viestinnän tulee olla kunnossa. Siihen palaamme myöhemmin. Ensin puhumme epävirallisesta viestinnästä. Yhteisöä ei synnyt ilman jotain sellaista, joka tekee ihmisistä yhteisön. Tarvitaan yhteistä kulttuuria ja yhteisyyden tunnetta. Se syntyy kuulumisia vaihtamalla ja työyhteisön ulkopuolisia asioita jakamalla, kissavideoita unohtamatta! Se on spontaania, horisontaalista kanssakäymistä, joka villinä ja läpinäkyvänä tarjoaa valtavan mahdollisuuden. Epävirallinen työyhteisöviestintä luo empatiaa ja luottamusta, pitää kanavat auki, mikä helpottaa yhteydenottoa esimerkiksi kriisitilanteissa, edesauttaa oppimista ja innovatiivisuutta, murtaa siiloja ja raja-aitoja sekä luo tunnelmaa, työhyvinvointia ja identiteettiä. Lisäksi se edistää yhteisten viestintäkanavien käyttöä, myös niiden virallisten. Epävirallista viestintää kannattaa siis ehdottomasti tukea.

Työpaikoilla, jossa ihmiset ovat fyysisesti samoissa tiloissa, epämuodollista viestintää syntyy luonnostaan kahvihuoneissa ja käytävillä. Välitteisessä vuorovaikutuksessa epävirallisen viestinnän käynnistäminen ja vaaliminen vaatii kuitenkin huomiota, tahtoa ja tekoja, kuten yhteisiä virtuaalikahvitaukoja.

Johdon tehtävä on luoda mahdollisuudet

Vaikka jokainen työyhteisön jäsen on viestijä omissa tehtävissään, varsinaiset viestintävastuut ja viestinnän organisointi on johdon määriteltävä. Vastuu riittävästä, avoimesta ja ajallisesti viivyttelemättömästä työyhteisöviestintä rakentuu keskustelulle ja vuorovaikutukselle, johon kaikkien työyhteisön jäsenten odotetaan osallistuvan. Esihenkilöt johtavat viestintää siinä missä muutakin työtä. Johdon ja esimiesten rooli on merkittävä organisaation suunnan, luottamuksen, motivaation, sitoutumisen, luovuuden ja omaa organisaatiota koskevien mielikuvien syntymisessä. Johdon ja henkilöstön välisessä vuorovaikutuksessa voidaan puhua myös vaikutelmien johtamisesta (impression management), sisäisestä PR- ja julkisuustyöstä.

Onnistunut työyhteisöviestintä vaatii suunnitelmallisuutta, toimivia käytäntöjä ja niistä kiinni pitämistä, kouluttamista ja tukemista, mittaamista ja seuraamista. Tässä muutamia keskeisiä asioita virallisessa työyhteisöviestinnässä:

  • Selkeys ja läpinäkyvyys: Työyhteisöviestinnän tulisi olla selkeää ja avointa. Työntekijöillä tulisi olla helppo pääsy tärkeisiin tietoihin, ja heidän tulisi ymmärtää organisaation tavoitteet ja päätökset.
  • Vuorovaikutteinen viestintä: Työyhteisöviestinnän ei pitäisi olla yksisuuntaista, vaan siihen tulisi sisältyä vuoropuhelua ja mahdollisuus antaa palautetta. Työntekijöiden mielipiteiden kuunteleminen ja niiden huomioiminen on tärkeää.
  • Sisäiset viestintäkanavat: Organisaation tulisi tarjota monipuoliset sisäiset viestintäkanavat, kuten intranet, sähköposti, sisäiset some-foorumit ja säännölliset kokoukset, joiden avulla työntekijät voivat pysyä ajan tasalla ja viestiä keskenään.
  • Koulutus ja valmennus: Työntekijöiden tulisi saada koulutusta ja valmennusta viestintätaidoissa. Tämä auttaa parantamaan viestinnän laatua ja vähentämään mahdollisia väärinkäsityksiä.
  • Kulttuuri ja arvot: Työyhteisöviestinnän tulisi tukea organisaation kulttuuria ja arvoja. Se voi auttaa vahvistamaan yhteisön yhtenäisyyttä ja sitoutumista yhteisiin päämääriin.
  • Johdon sitoutuminen: Organisaation johdon tulee olla aktiivisesti mukana työyhteisöviestinnässä ja näyttää esimerkkiä. Johdon sitoutuminen vahvistaa viestinnän merkitystä ja uskottavuutta.
  • Strateginen suunnittelu: Työyhteisöviestintä tulisi sisällyttää organisaation strategiseen suunnitteluun. Se voi auttaa varmistamaan, että viestintä tukee organisaation pitkän aikavälin tavoitteita.
  • Mittaus ja arviointi: Kehittämisen kannalta on tärkeää mitata työyhteisöviestinnän tehokkuutta ja arvioida sen vaikutusta organisaation tuloksiin. Tämä auttaa tunnistamaan parannusmahdollisuuksia ja tekemään tarvittavia muutoksia.
  • Teknologia ja digitalisaatio: Hyödynnä teknologiaa ja digitalisaatiota työyhteisöviestinnässä. Digitaaliset työkalut voivat tehostaa viestintää ja helpottaa tiedon jakamista organisaatiossa.
  • Sisäiset tapahtumat ja yhteisöllisyys: Järjestä sisäisiä tapahtumia ja aktiviteetteja, jotka edistävät yhteisöllisyyttä ja parantavat työyhteisön henkeä. Näiden avulla työntekijät voivat luoda vahvoja suhteita ja tuntea kuuluvansa osaksi organisaatiota.

Oleellista työyhteisöviestinnässä on jatkuva kehittäminen ja mukautuminen organisaation tarpeisiin. Tärkeää on myös kuunnella työntekijöiden palautetta ja olla valmis tekemään muutoksia parantamisen varmistamiseksi. Hyvä työyhteisöviestintä luo perustan avoimelle ja tehokkaalle organisaatiokulttuurille.

Mielenkiintoista luettavaa aiheesta

KIRJOJA:

Elisa Juholin: Viestinnän vallankumous

Pipsa Lotta Marjamäki & Jenni Vuorio: Viestinnän johtaminen

 

Kriisiviestintä

Kriisitilanteissa hyvä viestintä ja realistinen tilannekuva ovat ehdottomia selviytymiskeinoja. Autamme asiakkaitamme varautumaan kriiseihin ja selviämään niistä taitavasti.

Kriisiviestintä voidaan karkeasti jakaa neljään vaiheeseen:

1. Ennakointi

Kaikki alkaa ennakoinnista. Pysähdy miettimään mitä kaikkia kriisejä organisaatiosi saattaa kohdata ja mihin täytyy voida varautua. Kriisejä voivat olla esimerkiksi onnettomuudet (tulipalo, luonnon aiheuttamat, liikenneonnettomuudet), väkivallan aiheuttamat kriisit, henkilöön kohdistuvat kriisit kuten sairaus, kuolema, juridiset asiat ja mainekriisit, talouskriisit ja toimialakriisit. Tee riskianalyysi ja priorisoi, mitkä tilanteet vaativat välitöntä huomiota.

Näe vaivaa työyhteisöviestinnän kehittämisessä. Se luo pohjaa luottamukselle, sitoutumiselle, työhyvinvoinnille ja hyvälle sisäiselle yhteistyölle, jota tarvitaan erityisesti kriisitilanteissa.

Luo yhteistyösuhteet kriisien kannalta keskeisiin sidosryhmiin sekä paikallisiin viranomaisiin ja kriisinhallintakeskuksiin. He voivat tarjota tukea ja ohjausta kriisitilanteessa.

2. Valmistautuminen

Valmentautumiseen kuuluu kirjallinen kriisiviestintäsuunnitelma eri skenaarioita varten sekä avainhenkilöiden valmentaminen. Johdon ja vastuuhenkilöiden lisäksi avainhenkilöitä ovat viestintäammattilaiset, puhelinvaihteen henkilöstö, asiakaspalvelijat, johdon assistentit jne. Kun kriisi iskee valmentautuminen auttaa toimimaan niin, että tilanne hallitaan ammattitaitoisella, joustavalla ja empaattisella tavalla.

Hyvä kriisiviestintäsuunnitelma on kattava, joustava ja valmistautunut vastaamaan monenlaisiin kriisitilanteisiin. Siinä määritellään roolit ja vastuut, mekanismit kriisien tunnistamiseksi, viestintävälineet ja -mallit, eri sidosryhmät, keskeiset yhteystiedot päivitettyinä, tiedonkeruu ja seuranta, koulutukset ja harjoitukset sekä jatkuva kehittäminen.

3. Toiminta

Kun kriisi on päällä, tärkeintä viestinnässä on nopeus, avoimuus, säännöllisyys, selkeys ja totuudenmukaisuus. Empatia ja kyky tarvittaessa pyytää anteeksi oikeaa asiaa ovat ehdottomia onnistumisen edellytyksiä.

Kriisiviestinnässä kannattaa erottaa strateginen, taktinen ja operatiivinen taso ja vastuut. Kaikki viestinnän keinot kannattaa ottaa mahdollisimman laajasti käyttöön. Organisaation johdon tulee olla aktiivisesti mukana kriisiviestinnässä ja näyttää esimerkkiä. Toimiva kriisiviestintä edellyttää myös hyvää työyhteisön sisäistä viestintää.

Heikot signaalit ovat usein havaittavissa sosiaalisen median kanavissa jo ennen kuin kriisi on muualla julkisuudessa. Siksi niitä kannattaa seurata aktiivisesti ja osallistua niissä käytävään keskusteluun tarjoamalla muun muassa faktoja.

Media ja toimittajat ovat kriisiviestijän yhteistyökumppaneita. He odottavat faktoja nopeasti. Lausuntojen antamista medialle kriisissä kannattaa avainhenkiöille valmentaa jo ennakointivaiheessa. Puhuva pää normaalitilanteessa ei välttämättä pysty olemaan puhuva pää kriisitilanteessa. Tämäkin on hyvä tiedostaa.

Kriisiviestintä ei ole yksittäinen tapahtuma, vaan se saattaa kestää pitkään. Pidä viestintä jatkuvana ja päivitä tilannekatsauksia tarpeen mukaan.

4. Jälkihoito

Pölyn laskeuduttua tulee jälkiarvioinnin aika ja korjaavat toimenpiteet seuraavien kriisien varalle. Siksi on tärkeää, että koko kriisin hoitamisen ajan on pidetty “lokikirjaa”, josta nähdään mitä milloinkin tapahtui ja tehtiin. Ota opiksesi virheistä ja onnistumisista ja päivitä suunnitelmaa sen perusteella. Jatka henkilöstön kouluttamista ja järjestä säännöllisesti kriisiharjoituksia. Harjoittelulla varmistetaan, että kaikki tietävät, miten toimia kriisitilanteessa.

Mielenkiintoista luettavaa aiheesta

KIRJOJA:

Lilly Korpiola: Kriisiviestintä digitaalisessa julkisuudessa

Pipsa Lotta Marjamäki & Jenni Vuorio: Viestinnän johtaminen

 

Ulkoistettu viestintäammattilainen eli viestintäpäällikköpalvelu

Toimimme asiakkaan ulkoistettuna viestintäammattilaisena, jolloin kannamme vastuun asiakasyrityksen viestinnästä ja markkinoinnista.

Teemme liiketoimintastrategiaan pohjautuvaa viestintää. Mietimme, mitä kannattaa tehdä ja milloin. Huolehdimme siitä, että asiat etenevät sovitussa aikataulussa ja kustannustehokkaasti budjetissa.

Olemme remmissä silloin, kun meitä tarvitaan: päivän viikossa, parina päivänä kuussa tai aina tarpeen mukaan. Viestintäpäällikkö on käytettävissä sekä projektikohtaisesti että jatkuvana palveluna.

 

Viestintä – ja vuorovaikutusvalmennus

Valmennamme ja sparraamme tiimejä, esihenkilöitä, johtajia ja yrittäjiä.

Viestintävalmiudet ja vuorovaikutustaidot muodostavat tutkitusti ison osan johtamisen ammattitaidosta sekä tiimien toimivuudesta ja hyvinvoinnista. Hyödynnämme tutkimustietoa siinä, minkälainen lähijohtajan viestintä johtaa parhaisiin tuloksiin, ja valmennamme johtajia luomaan toimivia johtamisviestinnän käytäntöjä sekä kehittämään tiiminsä tai organisaationsa työyhteisöviestintää. Teemme myös tiimivalmennuksia työhyvinvoinnin lisäämiseksi ja tuloksellisuuden kasvattamiseksi.

Valmennusotteemme on ratkaisukeskeinen. Ratkaisukeskeisyydessä huomio keskitetään ongelmien laajan analysoinnin sijaan siihen, mitä kohti halutaan mennä ja mitä halutaan saavuttaa. Valmentaja auttaa valmennettavaa kirkastamaan omaa ajatteluaan ja tavoitteitaan, löytämään keinoja sekä vahvistamaan omia voimavarojaan tavoitteen saavuttamiseksi.

Valmennus tapahtuu ehdottoman luottamuksellisesti ja International Coaching Federationin periaatteiden mukaisesti, mikä takaa asiakkaalle laadun ja turvallisuuden. Teemme valmennuksesta kirjallisen sopimuksen.

Ota yhteyttä